Videobellen

Start een gesprek

Beeldbellen is onderdeel van de gesprekkenfunctionaliteit in het platform.

Stap 1. Klik op het gesprekswolkje van een cliënt- of professionalaccount waarmee je een gesprek wilt starten. Je kunt een bestaand gesprek openen onder tab 'Gesprekken'.

Stap 2. Klik op 'start videobelgesprek'.

Stap 3. Sta toe dat de browser de camera en de microfoon gebruikt.

Kijk hier voor oplossingen wanneer je problemen hebt met videobellen.(Opent in nieuwe venster)

Het videobelgesprek opent zich in een nieuw tabblad. Hierdoor heb je mogelijkheid om in het andere tabblad het Minddistrict platform te blijven gebruiken zonder dat het invloed heeft op het beeldbelgesprek. Je kunt naast het videobellen elkaar berichten blijven versturen.

Videobelfunctionaliteiten

Het videobellen bevat een aantal functionaliteiten. In een videobelgesprek kun je:

• het scherm vergroten
• je scherm delen
• je mircofoon aan- of uitzetten
• je camera aan- of uitzetten
• het gesprek beëindigen
• meerdere deelnemers uitnodigen (degene die het gesprek is beheerder van het gesprek), tot maximaal 12.

Daarnaast kun je zien welke deelnemers er in het gesprek zitten en of zij hun microfoon aan of uit hebben. Er is een klok ingebouwd zodat je kunt zien hoe lang het gesprek duurt.

Legenda

Groepsgesprek starten

Spreek vooraf met elkaar af wie het videogesprek opstart. Zo voorkom je dat er verschillende gesprekken door verschillende deelnemers worden gestart.

Stap 1: Klik op ‘Start gesprek’ met een eerste deelnemer.

Stap 2. Voeg andere deelnemers toe aan dit gesprek. Klik op 'Deelnemers toevoegen'.

Je kunt met zowel cliënten als met professionals een groepsgesprek hebben. Als er deelnemers in een groepsgesprek zitten die niet met elkaar gekoppeld zijn in het platform, dan wordt die deelnemers gevraagd om een nickname in te voeren in verband met privacy.

Stap 3: Start het videogesprek via de knop 'Start videogesprek'. Alle deelnemers krijgen nu een oproep in hun scherm. Jullie kunnen videobellen!

Je kunt met maximaal 12 personen een groepsgesprek voeren.

Belangrijk om te weten bij groepsgesprekken

De videobel-infrastructuur kan een vrijwel onbeperkt aantal gelijktijdige sessies en deelnemers aan. Toch hebben wij de limiet voor het aantal deelnemers op 12 deelnemers gezet. De reden hiervoor is dat de internetverbinding en het apparaat van de eindgebruiker mogelijk wel zorgen voor verminderde beeldkwaliteit. Elk gebruiker zal meerdere videobel-streams aan moeten kunnen. Dit kost extra bandbreedte en vergt extra rekenkracht van de apparaten waarmee deelnemers videobellen. Dit neemt toe per het aantal deelnemers. Zo kan het dus zijn dat meerderen probleemloos groepsgesprekken kunnen voeren en iemand anders problemen ervaart. 

Elke deelnemer kan in elk geval de basis testen door de test te doen die inzicht geeft in de te verwachte videobelkwaliteit: https://tokbox.com/developer/tools/precall/.(Opent in nieuwe venster) Let op, dit geeft geen inzicht in de te verwachte videobelkwaliteit van een groepsgesprek. Er is geen test voor groepsgesprekken die je vooraf kunt doen. 

Kijk hier voor oplossingen als je problemen met videobellen ervaart.(Opent in nieuwe venster)

Gast uitnodigen in een gesprek

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar. De Minddistrict Servicedesk kan deze functionaliteit op verzoek activeren.

Het is mogelijk om als professional een gast uit te nodigen in een gesprek. Een gast is iemand die géén account heeft op het Minddistrict platform. De beheerder van een gesprek (de persoon die het gesprek is gestart) kan een link versturen naar iemand buiten het platform. Via deze weg kan deze externe persoon deelnemen aan het videobel- of chatgesprek, zonder dat hij of zij hier een account voor nodig heeft.

Een gast uitnodigen kan bijvoorbeeld handig zijn in de volgende situaties:

• Een familielid van de cliënt uitnodigen in een (videobel)gesprek, als degene geen naastenaccount heeft
• Andere externe hulpverleners van de cliënt betrekken in een (videobel)gesprek (bijvoorbeeld een maatschappelijk werker, coach of decaan)

Alleen professionals beschikken over deze optie.
De optie om een gast uit te nodigen is dan ook een andere functionaliteit dan de naastenfunctie waarin de cliënt de lead heeft. 

Hoe werkt het?

De beheerder van het gesprek genereert een link (via de knop 'Deelnemers toevoegen'). Hij deelt deze link met de gast buiten het platform (bijvoorbeeld per e-mail).

Stap 2: De gast klikt op de link (deze link is 7 dagen geldig). De gast vraagt toegang door zijn of haar naam in te vullen.

Stap 3. De beheerder van het gesprek krijgt hiervan een taak. Hij accepteert de gast (hij kan hem ook weigeren, indien nodig).

Stap 4. Indien de gast is geaccepteerd, wordt hij als deelnemer toegevoegd en kunnen alle deelnemers met elkaar communiceren (berichten of videobellen).

Na 1 uur inactiviteit wordt de gast automatisch uit het gesprek verwijderd. Als hij later weer toegang wil tot het gesprek, moet hij opnieuw toegang aanvragen.

Tijdelijk gesprek

Deze functionaliteit is niet standaard beschikbaar. De Minddistrict Servicedesk kan deze functionaliteit op verzoek activeren.

Professionals kunnen een tijdelijk gesprek te starten. Een tijdelijk gesprek is een gesprek waarbij alle data automatisch wordt verwijderd.

Een tijdelijk gesprek kan bijvoorbeeld handig zijn in de volgende situaties:

• Een externe professional uitnodigen voor consultatie via een (videobel)gesprek;
• Een (videobel)gesprek waarbij het opslaan van de gespreksdata onnodig of zelfs ongewenst is.

Kenmerken van een tijdelijk gesprek:

• Kan alleen worden gebruikt door professionals.
• Alle gespreksdata wordt verwijderd een uur nadat een videobelgesprek is beëindigd.
• Als er geen videobelgesprek is gestart, dan wordt de data na 7 dagen verwijderd.

Eventuele videobelminuten worden wel opgeslagen in de data.

Hoe werkt het?

Stap 1: De professional start een nieuwe gesprek via het menu 'Gesprekken'. Hij krijgt vervolgens de keuze:

1. Een regulier gesprek met contactpersonen
2. Een tijdelijk gesprek

Stap 2: Als de professional kiest voor een tijdelijk gesprek heeft hij twee opties m.b.t het toevoegen van deelnemers:

1. Één of meerdere professionals uit zijn contactpersonenlijst
2. Een link genereren om een gast (iemand zonder account op het platform) uit te nodigen

Het is niet mogelijk om cliënten uit je contactpersonenlijst in een tijdelijk gesprek toe te voegen.

De gebruiker ziet op de gesprekspagina de waarschuwing dat het gesprek automatisch wordt verwijderd.