De servicedesk van Minddistrict is een tweedelijns servicedesk. Dat wil zeggen dat cliënten en professionals geen contact kunnen opnemen met Minddistrict. Organisaties regelen zelf, met hulp van de applicatiebeheerders en/of servicemedewerkers, een eerstelijns servicedesk voor het beantwoorden van vragen van gebruikers uit het platform.

De Minddistrict servicedesk is er voor jou, applicatiebeheerder of servicemedewerker.

Lees hieronder wanneer je contact op kunt nemen met de Minddistrict servicedesk en wat daarbij van belang is.

Veilig contact opnemen met de Minddistrict servicedesk

Heb je een vraag waar je niet uitkomt? Wil je een bug of storing melden? Wil je gebruik maken van een van onze optionele extra's die wij te bieden hebben? Neem dan contact op met de Minddistrict servicedek.


Wij hebben beperkte toegang tot het platform van jullie organisatie. Het is daarom belangrijk om de servicedesk van voldoende informatie te voorzien, zonder privacy gevoelige informatie te delen. Hoe beter de informatie wordt aangeleverd, hoe sneller de vraag, bug of storing kan worden opgelost. Dat is ook de reden dat je het beste contact kunt opnemen door het sturen van een e-mail(Opent in nieuw venster). Is er spoed? Neem dan telefonisch contact op.

Blijf altijd alert op het versturen van privacygevoelige informatie: stuur nooit gegevens van cliënten naar de servicedesk. Zorg ook bij het aanleveren van screenshots dat die gegevens onzichtbaar zijn gemaakt. Kijk eens op deze pagina over veilig communiceren over cliënten.(Opent in nieuw venster)

Bug of storing melden of een vraag stellen

Heb je een vraag gekregen van een eindgebruiker waar je niet uitkomt? Of heb je mogelijk een bug ontdekt? Probeer zoveel mogelijk informatie aan te leveren aan de Minddistrict servicedesk. De servicedesk, zal, net als jullie, proberen om de situatie te reproduceren. De volgende informatie is belangrijk om aan te leveren:

  • Platform URL (webadres): Organisaties kunnen meerdere platformen in gebruik hebben. Vermeld daarom altijd het platform URL, bijv. ‘naamplatform.e-behandeling.nl’ of ‘naamplatform.training.minddistrict.com’.
  • De situatie: Beschrijf zo duidelijk mogelijk over welk onderdeel van het platform je vraag gaat en gebruik daarbij de termen zoals deze in het platform worden gebruikt. Omschrijf de stappen die leiden tot de bug of storing zo helder mogelijk. Zo wordt het duidelijk waar het probleem of de bug/storing zich in het platform bevindt.
  • ID' van gebruikers en tools: Modules (en andere content), cliënten- en professionalaccounts, gesprekken, etc., hebben een uniek, geanonimiseerd ID. Is het probleem of de bug/storing gerelateerd aan specifieke content of account? Lever dan de juiste ID's aan. Kijk op deze supportsite waar je deze ID's kunt vinden.(Opent in nieuwe venster)
  • Details/specificaties:Een probleem of bug/storing kan gerelateerd zijn aan bijvoorbeeld de browser of type telefoon. Denk bij het aanleveren van informatie aan:
    • Browser en versienummer (Bijvoorbeeld: Chrome 127; Firefox 126).
    • Apparaat, besturingssysteem en versienummer (Bijvoorbeeld: laptop met Windows 11; Apple iPad Pro met iOS 17.5.1; Samsung Galaxy S24 Ultra met Android 14.0). 
    • Versienummer van de Minddistrict app (Bijvoorbeeld: versie 3.59.0).
  • Screenshots: Screenshot leveren veel informatie die vaak moeilijk te omschrijven is. Lever daarom als het mogelijk is een screenshot mee om het probleem te verhelderen. Let op: verwijder/markeer eventuele cliëntgegevens van de screenshots zodat wij geen privacygegevens ontvangen!
  • Wat heb je zelf al ontdekt? Tijdens het testen op jullie trainingsplatform heb je waarschijnlijk al een paar zaken gevonden die het NIET zijn. Of je bent informatie tegengekomen waardoor je al een deel van het antwoord weet maar nog extra input mist. Door ons te laten weten wat je al hebt ontdekt en weet kunnen wij sneller de juiste informatie geven die je nodig hebt.
Blijf altijd letten op het versturen van privacygevoelige informatie: voorkom dat je gegevens van cliënten rechtstreeks aan de servicedesk opstuurt.
Op zoek naar handvaten om gebruikersvragen te beantwoorden?(Opent in nieuw venster) Of zoek je meer meer informatie over het testen op jullie trainingsplaform om gebruikersvragen of bug te reproduceren?(Opent in nieuw venster) Dit hebben we uitgebreid beschreven.

Content aan- of uitzetten

Heb je een interessante module gezien in de catalogus op onze website of in de releasenota? Neem contact op met de accountmanager of jullie interne applicatiebeheerder (als je zelf niet de applicatiebeheerder bent). Het kan zijn dat er kosten zijn verbonden aan bepaalde tools. Weet je niet zeker wie de accountmanager voor jouw organisatie is, neem contact op met de servicedesk. De servicedesk zal het verzoek naar de juiste accountmanager sturen.


Wil je een eigen gemaakte tool activeren op een platform? Of juist iets deactiveren? Neem dan direct contact op met de Minddistrict servicedesk. Het is belangrijk om de volgende informatie aan te leveren:

  • Platform URL(s)
  • ID van de tool
  • Activatie of deactivatie?

Optionele extra's/configuraties aanvragen

Wil je gebruik van één van de vele optionele extra's die het Minddistrict platform te bieden heeft? Neem dan contact op met de accountmanager. Er kunnen namelijk extra kosten vastzitten aan optionele extra's. Weet je niet zeker wie de accountmanager voor jou organisatie is, neem dan contact op met de Minddistrict servicedesk. De servicedesk zal het verzoek doorzetten naar de juiste accountmanager.

Wil je meer weten over alle configuraties en de mogelijkheden. Meer informatie vind je op de pagina's over platformconfiguraties.(Opent in nieuw venster)


De optionele extra's die Minddistrict te bieden heeft:

  • Koppelingen: Koppel het Minddistrict platform met een ander systeem, bijvoorbeeld een EPD of datawarehouse.
  • Videobellen: Bel veilig binnen het Minddistrict platform met professionals en cliënten. 
  • Content management systeem: Bouw je eigen modules, dagboeken, vragenlijsten of andere tools met ons CMS.
  • 2-staps-authenticatie: Voeg voor cliënten en/of professional een extra beveilig toe om in te loggen.
  • Meertaligheid: Laat gebruikers een eigen taal selecteren voor het Minddistrict platform.
  • Data: Haal meer data uit het Minddistrict platform.

Verzoek verwijderen cliëntaccount

Een cliënt heeft volgens de AVG-wet het recht op verwijdering van het dossier. Krijg je een verwijderverzoek binnen? Neem via e-mail contact opnemen met de Minddistrict servicedesk om het account te laten verwijderen.


Procedure voor verwijdering

Om het verzoek te kunnen oppakken hebben we de platform URL nodig en het geanonimiseerde cliënt ID. Hoe je het platform URL(Opent in nieuw venster) vindt en hoe het cliënt ID(Opent in nieuw venster) staat op onze supportpages uitgelegd.


Geef altijd aan de cliënt door dat het verwijderen van het account een onomkeerbare en definitieve actie is waarbij alle data wordt verwijderd. Wij kunnen een account alleen verwijderen als we het verzoek per e-mail ontvangen, voorzien van:

  • de bevestiging dat de cliënt weet dat het een onomkeerbare actie is waarbij de gegevens definitief worden verwijderd
  • de platform URL 
  • het anonieme account ID
Zodra wij het verzoek ontvangen verwijderen we het account binnen 5 werkdagen. Je krijgt een bevestigingsmail als het account is verwijderd
Professional accounts kunnen we nooit verwijderen. Wel kun je die zelf deactiveren.

Aanvraag platform verwijderen

Lever de juiste URL aan

Wanneer je een verwijderverzoek voor een platform indient, bijvoorbeeld bij een contract beëndiging, wordt het platform offline gehaald. Dan verwijderen we alle data onze database. De data kunnen we niet meer terughalen. Het verwijderen van platformen gebeurt op de eerste werkdag van de maand.

Alleen geautoriseerde personen mogen het verwijderen van een platform, via een e-mail, aanvragen. Het verwijderverzoek loopt via jullie accountmanager bij Minddistrict. Het is belangrijk om de URL(s) van het platform door te geven. Weet je niet wie jouw accountmanager is? Stuur jouw aanvraag naar de Minddistrict servicedesk. Wij zullen jouw aanvraag doorsturen naar de juiste accountmanager. Stuur de e-mail vanuit een bij ons bekend e-mailadres (van de applicatiebeheerder of uit de contactgegevens die in de footer van jullie platform staan)


E-mail bevestiging met offline procedure

Je ontvangt een e-mail met informatie over het offline halen van het platform. Daarin staat onder meer de datum en alle stappen die nodig zijn om de data op een veilige plek op te slaan, zoals:


Informeer je gebruikers tijdig

Wanneer het platform offline gaat, wordt ook alle data verwijderd (cliëntgegevens, inhoud van berichten, antwoorden in dagboeken, antwoorden op sessies, feedback, etc.). Maar ook wanneer het platform offline is, moet het mogelijk zijn om over deze informatie te beschikken, bijvoorbeeld voor het geval een cliënt op een later moment zijn of haar online dossier zou opvragen. Het is daarom nodig om de data op te slaan en veilig te bewaren.

Zorg dat je op tijd de gegevens opslaat en je gebruikers inlicht. Als het platform eenmaal offline is, is alle data definitief verwijdert.


Sla de data op een veilige plek op

Als applicatiebeheerder kun je jezelf de rol van 'data officer' geven.(Opent in nieuw venster) Met deze rol krijg je toegang tot de data exports:

  1. Open vervolgens de tab ‘Data’, hier vind je nu een overzicht van alle exports.
  2. Klik op de knop '+ Export aanmaken' om het bestand met ruwe data te genereren.
  3. Maak een export van elke Export categorie. Wanneer de export is afgerond, kun je het bestand downloaden.
  4. Als je de bestanden hebt gedownload, kun je ze offline opslaan.
Let er op dat je de gegevens op een veilige plek bewaard. De bestanden bevatten cliëntdata.

Wat doet de Minddistrict servicedesk met jouw vraag/melding

Je kunt jouw (aan)vraag mailen of telefonisch doorgeven aan de Minddistrict servicedesk. Aan de hand van het volgende indicaties wordt jouw bericht geprioriteerd:

  • Prioriteit 1: Alle gebruikers kunnen het hele platform niet benaderen of gebruiken. De responstijd is minder dan vier uur na melding. 
  • Prioriteit 2: Alle gebruikers kunnen cruciale functies van het platform niet meer gebruiken maar het platform is wel bereikbaar. De responstijd is dan binnen acht uur na de melding.
  • Prioriteit 3: Een grote groep of alle gebruikers kunnen het platform wel gebruiken maar er is sprake van ernstige hinder. De responstijd is minder dan zestien uur na de melding.
  • Prioriteit 4: Een of enkele gebruikers kan het platform niet meer gebruiken, overige vragen en verzoeken. De responstijd is binnen vijf werkdagen na de melding.  



De Minddistrict servicedesk zal, net als jij, het probleem of bug/storing proberen te reproduceren in een trainingsplatform. Daarvoor is het belangrijk om de informatie zo volledig mogelijk aan te leveren. Dit zijn de stappen die de Minddistrict servicedesk neemt:

  1. Reproduceren: De servicedesk zal proberen de gemelde situatie te reproduceren.
  2. Ticket aanmaken of terugkoppelen: Als het probleem te reproduceren is, zal de servicedesk een ticket creëren voor de softwareontwikkelaars of jou op de hoogte stellen van de oplossing
  3. Status: De servicedesk houdt je op de hoogte van de status van een ticket. Wanneer het probleem is opgelost, zal de servicedesk je hierover informeren.