In de 'data' tab, vind je een overzicht van alle aangemaakte exports of kun je een export aanmaken. Alleen de personen in de groep data-analyst of data-officer kunnen een export aanmaken. 

Let op: Wees je ervan bewust dat een data-officer alle in het platform aanwezige privacy-gevoelige informatie kan exporteren, bewerken, verspreiden en opslaan. Ga zeer zorgvuldig om met het toewijzen aan deze groep!

Data exports

  • Deze supportpagina is bedoeld om uit te leggen hoe de beschikbare gegevens kunnen worden geïnterpreteerd. Voor praktische doeleinden laten we je voorbeelden zien in excel. Een andere oplossing om te werken met grotere hoeveelheden data is om gebruik te maken van een (BI)tool via onze REST API.
  • Minddistrict heeft ook een beta versie van een data dashboard waar je mogelijk de informatie kunt vinden die je nodig hebt. Heb je interesse in een account op dit dashboard neem dan contact op met de Minddistrict servicedesk. 


De basis van data exports

Een export aanmaken

Heb je de rol van data analyst of data officer? Je kunt dan exports aanmaken. De exports zijn ingedeeld in verschillende categorieën:  

  • Gebruikers
  • Tools
  • Communicatie
  • Aanmeldingen (deze categorie is zichtbaar als clienten zich op het platform (anoniem) kunnen  registreren.  Dit is een configuratie die niet op alle platformen beschikbaar is)

  1. Stap 1 - Selecteer de export die je wilt aanmaken
    Welke exports je in deze stap ziet hangt af van de configuratie van jullie platform.
    Bijvoorbeeld: je ziet hier alleen een export over videobellen als deze feature is aangezet op jullie platform.
  2. Stap 2 - Selecteer de velden die je wilt
    In deze stap vind je een overzicht van alle velden die de export kan bevatten. Sommige velden zijn standaard geselecteerd. Als je met je muis over het informatie-icoon gaat, krijg je meer informatie over de velden.
  3. Stap 3 - Selecteer het bestandstype
    Standaard is het type CSV geselecteerd. Je kunt dit makkelijk veranderen in Excel.
    In de rechter kolom kun je meer informatie over de export vinden. Mis je velden of zijn er teveel velden? Je kunt altijd weer terug naar stap 2 om wijzigingen te maken.
    Let op: Het downloaden van grote data bestanden kan wat langer duren. Je ontvangt een notificatie als de taak gereed is.


Excel tips

We geven geen hele handleiding/uitleg over het beheren van date in Ecxel. Wel delen we aan paar links naar Microsoft supportpages waar je informatie kunt vinden over enkele handige functies in Excel.

Som (optellen)
https://support.microsoft.com/nl-nl/office/som-functie-043e1c7d-7726-4e80-8f32-07b23e057f89 
AANTAL.ALS (hoevaak komt x voor?)https://support.microsoft.com/nl-nl/office/aantal-als-functie-e0de10c6-f885-4e71-abb4-1f464816df34 
VERT.ZOEKEN (hoe kun je zoeken in een besatnd waarin 2 export gecomineerd zijn) https://support.microsoft.com/nl-nl/office/vert-zoeken-functie-0bbc8083-26fe-4963-8ab8-93a18ad188a1 
Hoe maak je een draaitabelhttps://support.microsoft.com/nl-nl/office/een-draaitabel-maken-om-werkbladgegevens-te-analyseren-a9a84538-bfe9-40a9-a8e9-f99134456576 


Mobiele modules en export Modules in modulelijst  

Om met de gegevens van (mobiele) modules te kunnen werken, willen we graag meer uitleg geven over Minddistrict (mobiele) modules. We zullen je drie perspectieven laten zien:

  1. De manier waarop modules worden gebouwd door een editor in het Content Management Systeem (CMS)
  2. De manier waarop de eindgebruiker de modules ziet (professional)
  3. Wat je kunt vinden in de data exports

We beginnen met de eerste twee, omdat die een goed beeld geven van het perspectief van deze gebruikers en jou helpen hun vragen te vertalen in een gegevensrapport/data export. We geven ook een voorbeeld van een echte module; de module 'Leer te ontspannen' (dus als alles mislukt, volg dan die module om rustig te blijven...).


1.    Module aanmaken; perspectief van een content editor

In het Content Management Systeem (CMS) kan een content editor een module bouwen die bestaat uit hoofdstukken. Elk hoofdstuk bestaat uit één of meer pagina's. Een content editor kan 'speciale' pagina's aan een module toevoegen:

  1. Een mijlpaal, bedoeld om de klant te 'belonen' voor zijn vooruitgang.
  2. Een verzendmoment, laat een cliënt de stappen afronden en zijn antwoorden inzenden. Antwoorden kunnen niet meer worden gewijzigd. Afhankelijk van de opzet van de module wordt de professional eventueel om feedback gevraagd of kan de cliënt verdergaan zonder tussenstap met feedback.
  3. Een optionele sectie, de cliënt kan kiezen om de sectie wel of niet te doen 
  4. Herbruikbare pagina's, 'bouwstenen' met generieke inhoud die in meerdere modules kunnen worden gebruikt (bijvoorbeeld: een blok van 3 pagina's met uitleg over hoe je een ontspanningsoefening doet).

De module zoals de editor deze ziet in het CMS, in dit geval een verzendmoment


Een content editor kan de opzet baseren op:

  1. Verdeling in hoofdstukken
  2. Verdeling in mijlpalen
  3. Verdeling in verzendmomenten


De module zoals de CMS gerbuikerdie ziet, vedeeld in hoofdstukken, mijlpalen en verzendmomenten


2.    Perspectief van de eindgebruiker (professional)

De professional ziet dat een module uit hoofdstukken bestaat. Elk hoofdstuk bevat één of meer pagina's. Een pagina kan inhoudselementen tonen (bv. tekst/multimedia/vragen), een mijlpaal of een zendmoment.

 De eerste stap van de module 'Learn to relax' (zoals de professional deze ziet in de catalogus)


Een module kan voor een klant aangepast worden. Een professional heeft bijvoorbeeld de mogelijkheid om meer dan 1 module aan een cliënt toe te voegen; parallel of achter elkaar. Een professional heeft ook de mogelijkheid om hoofdstukken in een module uit te zetten. Daarnaast kan bepaalde inhoud optioneel zijn voor de cliënt en kan de cliënt dus besluiten om bepaalde delen over te slaan.

Kolom in een module waar een professional een hoofdstuk kan (1) uitzetten en (2)  een module kan toevoegenVoorbeeld van een optionele sectie, waar de client kan kiezen om een delen over te slaan of om alles te doen.


3.   Wat vind je in de een data export: informatie over ‘Modules in modulelijst’

In het export bestand ‘modules in moduleljist’ vind je informatie over de (mobiele) modules die op jouw platform worden gebruikt.

Dit bestand bevat geen privacygevoelige informatie. Zowel de data analyst als de data officer kunnen deze export downloaden. Natuurlijk is het nog steeds belangrijk om zorgvuldig met dit bestand om te gaan.


Waarom bestaat deze export? Er is toch al een export met data over mobiele modules?

Dat klopt er is een export ‘stappen in de module’. Er zijn drie verschillen tussen bedie bestanden die we hier graag willen benoemen:

  1. Het bestand 'modules in modulelijst' toont informatie over het moment dat module werd toegevoegd terwijl het bestand 'modulestappen' dat niet doet.
  2. Het bestand 'modules in modulelijst' bevat informatie over zowel de persoon die de module heeft geactiveerd als de persoon die de module momenteel begeleidt, terwijl het bestand 'stappen in module' alleen de huidige begeleiding laat zien
    en, waarschijnlijk het belangrijkste:
  3. Als je geïnteresseerd bent in 'basis' informatie zoals wanneer een module door wie is aangeboden en hoe ver men in die module is, is het bestand 'modules in modulelijst' een mooi lichtgewicht alternatief voor alle details die in het bestand 'stappen in module' worden getoond. Hierdoor is het een gemakkelijker bestand is om te downloaden en te verwerken..


Wat vind je in de verschillende kolommen van het bestand?

Per kolom laten we zien wat de meest relevante informatie is en hoe je die kunt interpreteren

  1. client database id
    Elke cliënt account in Minddistrict krijgt automatisch een uniek, geanonimiseerd platform ID. Dit ID wordt in deze kolom getoond. Met de informatie in deze kolom kun jebijvoorbeeld:
    • uitvinden hoeveel unieke cliënten een (mobiele) module aangeboden kregen. 
    • zien hoeveel modules er per cliënt zijn aangeboden, want elke module levert 1 regel op in het databestand.
  2. professional database id

    Elk professioneel account in Minddistrict krijgt automatisch een uniek, geanonimiseerd platform ID. Als deze kolom gevuld is betekent dit dat de genoemde professional op dit moment gekoppeld is aan deze specifieke module.

    Goed om te weten: alleen de huidige gekoppelde professional staat hier en het kan zijn dat de module eerder door een andere professional werd begeleid. Als de kolom leeg is, is er momenteel geen begeleide professional
    Let op: het feit dat een module door een professional wordt begeleid, betekent niet dat de feedbackfunctie ook is geactiveerd. Dit zijn twee afzonderlijke functionaliteiten.
  3. module list id and module id
    Een cliënt krijgt een module (dus module id) aangeboden binnen een modulelijst (modulelijst id). Een modulelijst kan één of meerdere modules bevatten. Maar een cliënt kan ook meerdere modulelijsten aangeboden krijgen.

    Dit verschil heeft te maken met de vraag of je modules parallel of opeenvolgend aanbiedt. Als een hulpverlener 2 modules tegelijk (parallel) aanbiedt aan een cliënt zie je:
    -    m.1 – l.1
    -    m.1 – l.2
    In dit geval heeft de cliënt 2 modules tegelijk beschikbaar en kan de cliënt kiezen welke hij wil openen..

    Heeft de hulpverlener 2 modules na elkaar (opeenvolgend) aangeboden, dan zie je:
    -    m.1 – l.1
    -    m.2 – l.1
    In dit geval heeft de cliënt 1 module beschikbaar en kan die de 2e module alleen starten als de 1e helemaal is doorlopen.

  4. creation
    In deze kolom staat de datum en het tijdstip waarop de module aan de cliënt is toegewezen.

  5. completion
    Deze kolom laat de datum en het tijdstip zien waarop de module voor 100% doorlopen is door de client. De laatste pagina krijgt de status 'afgerond'.

    In de praktijk zien we dat veel clienten die 100% niet halen omdat de op de laatste pagina niet op de buton klikken waarmee ze een module helemaal afronden.
  6. content id
    Wanneer een content editor een module aanmaakt in het Content Management Systeem (CMS) krijgt deze automtisch een ID. Deze ID wordt in deze kolom getoond. 

  7. content title
    De content titel van elke afzonderlijke module is te vinden in deze kolom. Het gaat dan om de titel die door de content editor is aangemaakt in in het CMS.

  8. content version
     Op het moment dat een content editor wijzigingen maaken in een medlie en deze released dan krijgt de module een nieuwe versie. Zo'n wijziging kan groot zijn (een gehele herziening van teksten of extra toegevoegde stappen bijvoorbeeld) of klein (een enkele typefout verbeteren). Grote wijzigingen kunnen invloed hebben op de kolom 'total steps'.

  9. latest completed step offset
    In deze kolom zie je de laatste stap die de cliënt heeft afgerond.

  10. total steps
    Deze kolom laat het aantal stappen zien waaruit de betreffende versie van de module bestaat.

  11. latest completed step timestamp
    Het tijdstip waarop de cliënt de laatste doorlopen stap heeft afgerond.

  12. creator and creator user type
    Het ID van de persoon die de module heeft toegekend aan de client staat hier. Wil je een snel zien welk gebruikerstype de module heeft toegekend? Dan kan dat ook in deze kolom.
    Op het moment dat een cliënt zelf een module heeft gestart dan betekend dat 2 dingen:
    These column shows you the database ID of who activated the module and, for a quick and dirty overview, show you the type of user that activated the module. In case the client did this themselves this can mean 2 things:
    1. De cliënt heeft in de zelfhulpcatalogus zelf een module gestart. In dat gval wordt de module toegevoegd aan aan nieuwe modulelijst. (in de kolom 'module list id and module id' van deze client staat l.1-m.1, l.2-m.1)
    2.   De client heeft de mogelijklheid om een module te selecteren als deze in een ander module aan het werk is (via een optionele sectie). In dat geval zal de module worden toegevoegd in de bestaande modulelijst (de cliënt heeft l1-m.2 staan in het bestand).


Kan ik de beschikbare gegevens gebruiken om het percentage voltooide modules te berekenen?

Dit kan niet.


Ok, maar hoe kan ik dan een ruwe schatring krijgen?

Je kunt een algemeen ruw beeld berekenen van het het percentage afgeronde modules door laatst voltooide stap te delen door het totaal aantal stappen.


Waarom moet je voorzichtig zijn met het interpreteren van voltooiingspercentages?

Er zijn drie dingen belangrijk om te onthouden als je kijkt naar voltooiingspercentages

  1. Een (deel van een) module kan alleen de status 'klaar' krijgen als deze is verzonden. Bijvoorbeeld: als een module uit 25 pagina's bestaat en slechts 1 verzendmoment helemaal aan het eind, dan zal geen van de pagina's de status 'klaar' krijgen totdat de client bij die allerlaatste pagina is. Tot die tijd krijgen de pagina's daarvoor de status 'in wachtrij'..
  2. Een professional kan een module aanpassen. Hij kan bijvoorbeeld een hoofdstuk voor een cliënt uitzetten. Dit heeft geen effect op het 'totaal aantal stappen', maar wel op 'laatste voltooide stap'. Zodra een cliënt voorbij het overgeslagen hoofdstuk is, zal het aantal voltooide stappen omhoog springen.
  3. Een cliënt kan optionele secties in een module overslaan. Dit heeft hetzelfde effect als de uitgezette hoofdstukken in het punt hierboven: zodra en client doorgaat zal het aantal voltooide stappen omhoog springen. 


Hoe kan ik beschikbare gegvens gebruiken om dropouts te berekenen? 

Als je de de informatie uit de berekening van het voltooiingspercentage combineert met de kolom 'latest completed step timestamp" kun je deze informatie gebruiken om de uitval te berekenen.

Bij Minddistrict definieren we uitval/dropout als volgt:
Een module beschouwen we als voltooid als 80% van de stappen/sessies doorlopen zijn.
Wanneer gebruiker een modules afbreekt wordt deze gezien als drop-out
•    De module is niet afgemaakt
•    EN er zijn meer dan 60 dagen verstreken sinds de laatste sessie/stap doorlopen is. Er staat een actie klaar voor de cliënt, zoals bijvoorbeeld een volgende stap staat actief of er is feedback beschikbaar.

We hebben voor 60 dagen kozen omdat we op basis van (historische) gebruikersdata hebben gezien hebben gezien dat deze periode vrij accuraat voorspelt dat cliënten helemaal niet meer verder gaan.

Export videobellen

Het is mogelijk om in de export 'Video gebruik door professionals' een periode te selecteren waarover je gewenste gegevens wilt zien.