Standaard beschikbare configuraties platform inrichting

Via deze configuratie bepaal je welke contactinformatie op een aantal plaatsen in het platform en in de geautomatiseerde e-mails wordt gebruikt.

Wees zorgvuldig en denk goed na welke gegevens je in welk veld zet. Voer bijvoorbeeld een e-mailadres in dat regelmatig gecontroleerd wordt, om te voorkomen dat vragen (van cliënten of collega's) onbeantwoord blijven.

• Naam van de instelling: deze naam wordt gebruikt als afzender in de geautomatiseerde e-mails en is te zien op verschillende plekken op het platform. Onder meer op de inlogpagina.
• Lange naam van de instelling: wanneer deze is ingevuld wordt deze naam gebruikt in een aantal e-mails aan gebruikers.
• E-mailadres externe servicedesk: E-mailadres dat onderaan het platform wordt getoond als contactadres voor technische vragen of problemen. Is zichtbaar voor cliënten, op de inlogpagina én aan ingelogde professionals als er geen intern e-mailadres is ingevoerd.
• Telefoonnummer externe servicedesk:  Dit is een optioneel veld. Is er een nummer ingevuld? Dan wordt dit getoond op de inlogpagina, aan ingelogde cliënten en professionals. Deze laatste zien dit nummer alleen als er geen intern nummer is ingevoerd.
• E-mailadres interne servicedesk: E-mailadres dat wordt getoond aan ingelogde professionals, als contactadres, voor technische vragen of problemen. Vul je hier niets in? Dan zien zij het e-mailadres uit het veld voor de externe servicedesk.
• Telefoonnummer interne servicedesk: Telefoonnummer dat wordt getoond voor technische vragen of problemen aan ingelogde professionals. Als hier een nummer is ingevuld dan ziet de ingelogde professional die in de footer van het platform.
• Aanvullende voettekst: Tekst die aan de voettekst kan worden toegevoegd. Deze komt bovenaan in de footer te staan, boven  de contact- en copyrightinformatie. Hier kun je informatie zetten die altijd zichtbaar moet zijn voor gebruikers.
• Naam van de juridische entiteit van de instelling: Deze naam wordt getoond in het privacybeleid.
• Naam van de functionaris gegevensbescherming: Deze naam staat in het privacybeleid.
• E-mailadres van de functionaris gegevensbescherming: Dit e-mailadres wordt getoond in het privacybeleid. 
• Website adres: Dit adres wordt getoond in het privacybeleid. 

Alleen als alle vier de velden 'Naam van de functionaris gegevensbescherming', 'E-mailadres van de functionaris gegevensbescherming', 'Naam van de juridische entiteit van de instelling' en 'Website adres' goed zijn ingevuld worden deze gegevens in het privacybeleid getoond.

Bij bepaalde acties binnen het Minddistrict platform wordt een automatisch gegenereerde e-mail naar een gebruiker gestuurd. Maakt jouw organisatie gebruik maakt van een koppeling of gedelegeerd inloggen? Het kan dan wenselijk zijn om bepaalde e-mailcategorieën uit te zetten. Laat ze in alle andere gevallen aan staan.

E-mails die essentieel zijn voor authenticatie en beveiliging worden altijd verzonden.

E-mails inhoudelijk laten aanpassen

Het is mogelijk om de inhoud van deze e-mails aan te laten passen. Hiervoor gelden de volgende regels:

1. De aanpassing geldt voor alle ontvangers van de betreffende e-mails.
2. Er mag geen behandelinhoudelijke informatie via deze e-mails worden verstuurd.
3. Het is niet mogelijk om e-mails bij andere dan de beschreven acties te laten versturen.
4. Het is alleen mogelijk om tekst aan te passen, niet om afbeeldingen toe te voegen.

Aan het inhoudelijk aanpassen van e-mails zijn kosten verbonden. De Minddistrict servicedesk kan een bestand aanleveren met alle teksten. Op basis van dit bestand kun je wijzigingen doorgeven.

Standaard aanhef en ondertekening

In de e-mails worden een standaard aanhef en ondertekening gebruikt. Wil je deze aan laten passen? Dan kun je contact opnemen met de Minddistrict servicedesk. De standaard aanhef is nu 'Hallo [voornaam]'. In plaats van alleen de voornaam kun je ook kiezen om zowel voornaam als achternaam in de aanhef te tonen.

De standaardondertekening is: 'Met vriendelijke groeten, [naam organisatie].

Het aanpassen van de ondertekening of aanhef kan alleen de Minddistrict servicedesk voor je doen. Neem contact op als je hier aanpassing in wilt.

In deze configuratie kun je op twee verschillende plekken informatie aan de gebruikers geven:

1. Op de inlogpagina kun je een tekst voor gebruikers zetten. De velden 'Kop op inlogpagina' en 'Introductie' worden getoond op de inlogpagina.
2. Aankondiging Deze is te zien op meer plekken in het platform. Je kunt hier aankondigingen doen voor verschillende doelgroepen.
   a. Je activeert de aankondiging via het vinkje.
   b. In het veld 'Aankondiging' type je de tekst die je zichtbaar wilt hebben.
   c. Aankondiging gebruikersgroep: hier bepaal je voor welke gebruikersgroep deze zichtbaar moet zijn:
   1. iedereen (altijd): altijd op alle pagina's te zien. Zowel op de inlogpagina als na inlog.
   2. cliënten: alleen voor cliënten zichtbaar (na inlog). Hier kun je bijvoorbeeld nieuwe functies in het platform aankondigen die interessant zijn voor cliënten.
   3. professionals: alleen na inlog zichtbaar voor professionals. Gebruik deze bijvoorbeeld om nieuw geactiveerde modules aan te kondigen of nieuwe functies onder de aandacht te brengen (zie screenhot).
      
      
      
   4. gasten: alleen van toepassing als op jullie platform de mogelijkheid aanstaat om gasten uit te nodigen in gesprekken.
   5. niet geauthentifiseerde gebruikers (alleen wanneer ze niet zijn ingelogd). Zodra een gebruiker inlogt is deze melding niet meer te zien.

De eerste vrijdagavond van de maand installeren we een nieuwe versies van de platformen. Ook die kondigen we aan in een notificatie die op de platformen te zien is. In de loop van de releaseweek zie je al een aankondiging.

Je kunt labels definiëren om bepaalde informatie toe te voegen aan gebruikersaccounts of tools. Bijvoorbeeld de naam van de huisartsenpraktijken of teams die gebruik maken van het platform. Jij, als applicatiebeheerder, bepaalt op deze pagina welke labels er zijn. Je voegt labels toe door op de + te klikken. Verder bepaal je waar de labels aan toegekend kunnen worden, aan cliëntaccounts, professionalaccounts en/of tools.

Via de labels kan een hulpverlener die in meerdere praktijken/teams werkt bijvoorbeeld de cliënten van de praktijk/het team herkennen waar deze 'vandaag' werkt. 

Hulpverleners en secretaresses kunnen labels aan het account van cliënten toevoegen als zij accounts aanmaken/wijzigen. Ook kunnen zij bij het toewijzen van een tool aan een cliënt een label selecteren.
Applicatiebeheerders kunnen labels aan professionals toekennen.

De data-analist of professional kan de labels selecteren in verschillende exportbestanden. Wil jouw organisatie data per afdeling/team of praktijk weten? Dan is het gebruik van labels een handige optie om deze data via de exports beschikbaar te maken.

Standaard wordt het logo van Minddistrict getoond. Je kan in plaats daarvan het logo van jouw organisatie uploaden.

1. Vierkant logo: Maximale afmetingen zijn 600x600px. Tijdens het uploaden kun je het logo bijsnijden.
   Wordt getoond op de homepage en in de menubalk (na inlog)
2. Landschapslogo: Wordt weergegeven in diverse e-mails.
3. Favicon: dit is het kleine icoontje dat je in het tabblad van de browser ziet staan. Hier kun je alleen een .ico afbeelding uploaden.

Pakketten gebruik je om meerdere tools tegelijkertijd aan een nieuw cliëntaccount toe te wijzen. Bijvoorbeeld een module én een dagboek of een module én een vragenlijst.
Een module die vaak aan een pakket wordt toegevoegd is de module 'Welkom!' of een op maat gemaakte welkomstmodule.

Een pakket aanmaken?
Klik op de tegel 'Pakketten' in de configuratie en vervolgens op '+Toevoegen'. Hierna kom je op een pagina waar je een pakket kunt samenstellen. 

Deze pagina ziet er zo uit:

1. Geef het pakket een naam. Bij het handmatig aanmaken van een cliëntaccount kan het/een pakket gekozen worden om meteen de tools toe te voegen. De behandelaar/secretaresse ziet de naam/namen van het pakket tijdens het aanmaken van een account. Zeker bij meer dan één beschikbaar pakket is een heldere naam belangrijk.
2. Bij 'Interventies in pakket' selecteer je de titels die je in het pakket wilt opnemen. Deze staan in een lijst die is geordend op tooltype: bovenaan de beschikbare dagboeken, daarna de modules, en vervolgens de andere tooltypes zoals monitoring of screening.
3. Standaard toewijzen aan nieuwe cliënten. Met deze optie wordt het betreffende pakket automatisch toegekend aan nieuwe cliëntaccounts die via een koppeling zijn aangemaakt. Het pakket is voorgeselecteerd bij de handmatige aanmaak van accounts.

Het is mogelijk om meerdere pakketten aan te maken. Het is maar bij 1 pakket mogelijk om ook standaard toe te laten voegen aan een account. Het is niet mogelijk om een pakket toe te voegen aan een bestaand cliëntaccount.

Met behulp van deze configuratie kun je aangeven of je de zichtbaarheid van de gebruikers wilt tonen. Kies er hiervoor of de zichtbaarheid standaard online is wanneer gebruikers inloggen. 

De zichtbaarheid van gebruikers wordt weergegeven via een gekleurde cirkel rondom de profielfoto van  contactpersonen. Zie ook onderstaande screenshot waar de applicatiebeheerder en één andere professional online zijn.

• Groen (=online)
• Grijs (=offline)
• Rood (=bezet; alleen bij videobellen van toepassing)

Gebruikers (professionals én cliënten) kunnen zelf aangeven of ze 'zichtbaar' willen zijn of niet.
Dit kan door middel van een slider die ze vinden als ze rechtsboven op hun profiel klikken.