Veilig een (groot) bestand met gevoelige data versturen/ontvangen

Indien er grote aantallen (>100) accounts of relaties opgevoerd of bijgewerkt dienen te worden, kan Minddistrict hierin ondersteunen middels het faciliteren van een bulk import a.d.h.v. een script.

Ben je als (deel)organisatie nieuw bij Minddistrict en bestaan er nog geen accounts, dan zijn de volgende scripts relevant:

• Aanmaken nieuwe clientaccounts
• Aanmaken nieuwe professionalaccounts

Optioneel:

• Leggen van behandelrelaties

Ben je als (deel)organisatie een bestaande klant bij Minddistrict en gaat het enkel om het bijwerken van de bestaande accounts, zijn de volgende scripts relevant:

• Bijwerken bestaande clientaccounts
• Bijwerken bestaande professionalaccounts

Hieronder bij ‘aan te leveren data’ kun je zien welke data jullie hiervoor aanleveren, volgens welk format en hoe het beveiligd gedeeld moet te worden met Minddistrict.

Afhankelijk van het type script, lever je de benodigde data aan bij Minddistrict in een Excel document, ingedeeld in kolommen. Deze data kan uit jullie te koppelen applicatie worden opgehaald. In de volgende items op deze pagina zie je per script welke data benodigd is. Wij verzoeken deze data te ontdubbelen op basis van de ID’s van zowel het te koppelen systeem als ook van Minddistrict.

Omdat dit document persoonsgegevens bevat, dient deze beveiligd gedeeld te worden met de developer van Minddistrict. Je kunt jouw document versleutelen middels PGP, instructies hiervoor vind je in het laatste item van deze pagina. De planning van de uitvoering van de scripts bespreek je met jouw accountmanager. 

Naast PGP is het ook mogelijk om databestanden uit te wisselen via jullie eigen beveiligde communicatie software, mochten jullie hier als organisatie gebruik van maken. 

Voordat het script definitief wordt gerund, zal er een testrun worden gedaan. De bevindingen van deze testrun zullen worden gerapporteerd aan de aanvrager. Denk hierbij aan uitval accounts waarvoor bijvoorbeeld het nieuwe client ID reeds in gebruik is. Na akkoord van de aanvrager op de bevindingen van de testrun zal de definitieve run worden uitgevoerd.

LET OP Als aanvragende organisatie ben je volledig verantwoordelijk voor het veilig aanleveren van de juiste data. Dit betekent dat Minddistrict in geen enkel geval de verantwoordelijkheid draagt voor:
- de gevolgen van het onveilig delen van data
- de gevolgen van het verwerken van onjuiste data

Geef aan of er voor de nieuw aangemaakte cliënt- en/of professionalaccounts een welkomstmail verzonden mag worden. Vermeld deze informatie bij het delen van het Excel document.

Aanmaken nieuwe clientaccounts

• E-mailadres
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Client database ID (van te koppelen systeem)

Optioneel

• Geboortedatum [dd/mm/yyyy] *
• Geslacht [m/v/a/o] **
• Telefoonnummer *
• BSN *

*Optioneel indien deze velden niet als verplicht zijn geconfigureerd in het platform.

**Indien geslacht niet wordt aangegeven, krijgen de accounts de waarde ‘onbekend (o)’.

Aanmaken nieuwe professionalaccounts

• E-mailadres
• Voornaam
• Tussenvoegsel
• Achternaam
• Professional database ID (van te koppelen systeem)
• MD-platform groep waarin dit professionalaccount geplaatst moet worden. Doorgaans zal het gaan om de rol Hulpverlener, maar het is ook mogelijk om, indien gewenst, professionals met de overige rollen een account te geven: Applicatiebeheerder, Data analist, Data officer, Supervisor of Secretaresse.

Leggen van behandelrelaties

• Professional database ID (van te koppelen systeem)
• Client database ID (van te koppelen systeem)

Bijwerken bestaande clientaccounts

• Client database ID (van Minddistrict: dat lange nummer uit de URL)
• Client database ID (van te koppelen systeem) ***
• E-mailadres (Niet verplicht, maar wel zeer wenselijk t.b.v. cross-check)

Bijwerken bestaande professionalaccounts

• Professional database ID (van Minddistrict: dat lange nummer uit de URL)
• Professional database ID (van te koppelen systeem) ***
• E-mailadres (Niet verplicht, maar wel zeer wenselijk t.b.v. cross-check)

***Uitgaande van een bijwerkactie t.b.v. de identifier. Indien een ander veld bijgewerkt dient te worden, wordt deze kolom vervangen door een ander veld zoals bovenin gedefinieerd onder ‘Nieuwe accounts’. 

Leggen van behandelrelaties

• Professional ID
  • Indien niet aanwezig: professional database ID (van Minddistrict: dat lange nummer uit de URL).
• Client ID
  • Indien niet aanwezig: client database ID (van Minddistrict: dat lange nummer uit de URL).

Middels een tool die we aanbieden, kun je het Excel document versleutelen en met ons delen. Volg hiervoor onderstaande stappen.

1. Ga naar https://securetransfer.minddistrict.com/(Opent in nieuw venster)
2. Selecteer het Excel bestand
3. Selecteer de juiste ontvanger
4. Klik op Encrypt. Het bestand wordt nu beveiligd en gedownload
5. Deel het bestand per mail met het afgesproken e-mailadres