Er zijn organisaties die gebruik maken van het cliëntportaal. Met de dossier data ontsluiting krijgen cliënten inzicht in hun persoonlijke- en behandelgegevens binnen het Minddistrict platform. De cliëntgegevens kunnen uit een EPD, EVS en/of laboratorium systeem opgehaald worden en in het Minddistrict platform worden weergegeven.
Dit zijn de meest gestelde vragen en antwoorden over de dossier data ontsluiting in de vorm van een beslisboom. Volg de stappen om het antwoord op je vraag te vinden.
INHOUDSOPGAVE
- De inhoud van de dossiergegevens van de cliënt in Minddistrict komt niet overeen met wat er in het EPD is ingevuld.
- De cliënt zegt dat hij/zij geen knop heeft onder ‘Jouw dossier’.
- De cliënt krijgt de melding: ‘Jouw dossiergegevens zijn niet geladen’.
- De cliënt zegt dat het lang duurt voordat de dossiergegevens van de cliënt in Minddistrict worden geladen.
- De cliënt wil zelf zijn dossiergegevens aanpassen, verwijderen of toevoegingen doen.
- Contact opnemen met de Minddistrict servicedesk
De inhoud van de dossiergegevens van de cliënt in Minddistrict komt niet overeen met wat er in het EPD is ingevuld. | ||
Controleer de gegevens in het EPD. Heeft de hulpverlener de juiste velden in het EPD ingevuld? | ||
| Ja ↓ | Nee ↓ | |
| Heb je het idee dat de dossiergegevens die de cliënt ziet bij een ander persoon horen? Hoort het cliëntnummer bij een andere cliënt? | De hulpverlener moet de gegevens in de juiste velden in het EPD invullen. Vraag de hulpverlener om dit te corrigeren in het EPD. (Minddistrict heeft geen invloed op de inhoud van de gegevens die in Minddistrict worden getoond). | |
| Ja ↓ | Nee ↓ | |
1. Jullie interne secretariaat / de behandelaar moet het cliënt ID zo snel mogelijk aanpassen in het EPD en/of in Minddistrict! Lukt dit niet snel? Deactiveer het account van de cliënt. 2. Controleer of de andere cliënt ook een foutief cliënt ID heeft. Zo ja, jullie interne secretariaat / de behandelaar moet het cliënt ID zo snel mogelijk aanpassen in het EPD en/of in Minddistrict! Lukt dit niet snel? Deactiveer het account van de cliënt. 3. Volg vervolgens direct jullie interne incident/datalekprocedure op. Graag vragen je ook het voorval te melden bij de Minddistrict Servicedesk via service@minddistrict.com | Maak een melding bij de Servicedesk van Enovation via myhealthconnect@enovationgroup.com of +31(0)88 8 366 364. Zie het DAP van Enovation over hun wijze van afhandeling. | |
De cliënt zegt dat hij/zij geen knop heeft onder ‘Jouw dossier’. | ||
Controleer de leeftijd van de cliënt. Is de cliënt onder de 16 jaar en hebben jullie de leeftijdsfilter op actief staan? | ||
| Ja ↓ | Nee ↓ | |
| Dan klopt het dat de cliënt geen dossierdata kan inzien. | Zijn er dossiergegevens van de cliënt bekend in het EPD? | |
| Ja ↓ | Nee ↓ | |
| Is het correcte cliënt ID in Minddistrict ingevuld? | Dan klopt het dat de cliënt geen dossierdata kan inzien. | |
| Ja ↓ | Nee ↓ | |
| Maak een melding bij de Servicedesk van Minddistrict via service@minddistrict.com. | Dan klopt het dat de cliënt geen dossierdata kan inzien. Controleer of het foutieve cliënt ID van een andere cliënt is! Corrigeer het cliënt ID. | |
De cliënt krijgt de melding: ‘Jouw dossiergegevens zijn niet geladen’. | |
Zijn er dossiergegevens van de cliënt bekend in het EPD? | |
| Ja ↓ | Nee ↓ |
| Maak een melding bij de Servicedesk van Minddistrict via service@minddistrict.com. | Dan klopt het dat de cliënt geen dossierdata kan inzien. |
De cliënt zegt dat het lang duurt voordat de dossiergegevens van de cliënt in Minddistrict worden geladen. |
Geef aan de cliënt aan dat het steeds even kan duren voordat de dossiergegevens geladen zijn in het Minddistrict platform. De gegevens die in Minddistrict getoond worden, komen uit het EPD van jouw zorgorganisatie. Het Minddistrict platform toont vervolgens de gegevens, maar slaat ze (om veiligheidsredenen) niet op. Hierdoor kan laden van de gegevens even duren. |
De cliënt wil zelf zijn dossiergegevens aanpassen, verwijderen of toevoegingen doen. |
Geef aan de cliënt aan dat dit niet mogelijk is. De gegevens die in Minddistrict getoond worden, komen uit het EPD van jouw zorgorganisatie. Alleen de hulpverlener(s) van de cliënt en evt. jullie secretariaat kunnen de gegevens aanpassen vanuit het EPD. Het Minddistrict platform toont vervolgens de gegevens, maar slaat ze (om veiligheidsredenen) niet op. Let op, het duurt ongeveer 60 min, voordat een wijziging zichtbaar wordt in het cliëntportaal. De cliënt moet dus een uur wachten voordat hij de wijziging kan zien die de hulpverlener heeft gemaakt. |
Contact opnemen met de Minddistrict servicedesk
Komt er uit de beslisboom, dat je contact dient op te nemen met de Servicedesk van Minddistrict? Dan is het belangrijk de antwoorden op onderstaande vragen bij je melding bij te voegen. Deze informatie heeft Minddistrict nodig om te kunnen bepalen óf er sprake is van een datalek; waar die lek is ontstaan; hoe de lek zo snel mogelijk is op te lossen.
- Bevond de cliënt zich daadwerkelijk op het Minddistrict platform?
- Werkte de cliënt in browser (bijv. op laptop/computer) of in de app (bijv. op smart phone of tablet)? Of is de cliënt via een ander systeem binnengekomen en zo ja welk systeem (bijv. wanneer er een koppeling is tussen Minddistrict en een ander cliëntportaal)?
- Waar in het Minddistrict platform bevond de cliënt zich precies? Indien mogelijk lever een printscreen aan, waarbij de cliëntgegevens zijn doorgestreept. (Het kan zijn dat de cliënt zich niet in het 'Jouw dossier' gedeelte bevindt. Scenario's kunnen zijn:
- De cliënt bevindt zich onder 'Profiel -> Mijn account'
- Er een module genaamd ‘Jouw dossier’, die uitlegt hoe de dossierfunctie werkt. Deze module bevat voorbeeld-screenshots met fictieve data.)
- Wat zag de cliënt precies?
- Was de hulpverlener bij de cliënt aanwezig op dat moment? Zag de hulpverlener hetzelfde als wat de cliënt meldt?
- Op welke datum en tijdstip zag de cliënt dit?
- Ziet de cliënt momenteel nog steeds hetzelfde probleem (nadat hij/zij heeft uitgelogd en opnieuw heeft ingelogd)?
- Welk bronsysteem (EPD / EVS) gebruikt jouw organisatie?
- Komt het cliëntnummer van het Minddistrict cliëntaccount én het cliëntnummer in het cliëntdossier in het bronsysteem (EPD / EVS) overeen?
- Zijn er in het bronsysteem (EPD / EVS) twee of meer cliënten (bijvoorbeeld een oude cliënt) met het identieke cliëntnummer?