Checklist voor videobellen

Hieronder  vind  je korte tips om gebruikers (opnieuw) laagdrempelig op gang te helpen, specifiek gericht op inloggen en accountbeheer. We helpen je er in 4 vragen doorheen.

Vraag 1: Heeft de hulpverlener een account?

• Ja, en dat is recent gebruikt → Ga verder naar vraag 2
• Ja, maar dat is al lang niet gebruikt →  Verstuur de welkomstmail opnieuw.
• Ja, maar het account is gedeactiveerd → Activeer het account opnieuw. 
• Nee, de hulpverlener heeft geen account → Maak een account aan voor de hulpverlener

Vraag 2: Lukt het de hulpverlener om in te loggen? 

• Ja, deze stap luktt → Ga verder naar vraag 3

• Nee, de hulpverlener kan niet inloggen:
  • Op pagina lees je hoe je professionals met inlogproblemen helpt.
  • Maakt je organisatie gebruik van two factor authenticatie (2FA)?

Vraag 3: Op welke manier krijgt de cliënt online toegang?

• De hulpverleners mag zelf een cliënt aanmaken → Hier vind je een instructie voor het aanmaken van een cliëntaccount.
  Je kunt deze instructie doorsturen naar de hulpverlener. Gelden er voor jouw organisatie specifieke regels? Geef die informatie dan ook door.
• Het secretariaat maakt het account aan → Je kunt dezelfde instructie als hierboven sturen naar het secretariaat. 
• Het account wordt via een koppeling aangemaakt.
  Verspreid de eerdere informatie over het tot stand komen van cliëntaccounts via de koppeling opnieuw onder de hulpverleners. Als je hier hulp bij nodig hebt kun je dat vragen aan je accountmanager en/of implementatiebegeleider.
• De cliënt meldt zichzelf aan
  Verspreid informatie hierover (opnieuw) onder de hulpverleners. Vraag waar nodig de accountmanager en/of implementatiebegeleider om hulp. 

Vraag 4: Lukt het de cliënt om in te loggen? 

• Ja, de cliënt kan inloggen. → Dat klinkt goed! Hulpverlener en cliënt zijn er nu klaar voor om te videobellen. Een stappenplan bij videobellen voor hulpverleners kun je eventueel hier vinden. 
• Nee, de cliënt kan niet inloggen → Help de cliënt verder en/of stuur deze pagina met uitleg.

We hebben je nu in 4 vragen meegenomen door de stappen rondom accountbeheer en inloggen. Hopelijk helpt dit je om je collega’s te ondersteunen. Kom je er toch niet uit? Kijk bij het volgende item op deze pagina ( Oplossingen voor problemen met videobellen), of neem contact met ons op. 

Voor meer vragen en antwoorden, inspiratie en videobel-voorbeelden, kijk ook op onze webpagina voor videobellen.

Wanneer je problemen ervaart met videobellen zijn er meerdere mogelijkheden waardoor dit kan komen. Op deze pagina vind je een checklist die je kunt nalopen om de oorzaak te achterhalen en hoe je dit kunt oplossen.

Wil je problemen voor zijn, dan kun je van te voren een pre-call test doen: https://tokbox.com/developer/tools/precall/results. Deze meet de internetverbinding en checkt of de camera en microfoon het goed doen. 

De kwaliteit om te videobellen is het beste voor de browsers Chrome, Firefox, Edge en Safari.

Controleer je internetverbinding

Videobellen vraagt veel van de netwerkverbinding. Een goede basis is cruciaal. De meest voorkomende oorzaak van problemen bij het videobellen is de internetsnelheid en/of kwaliteit. 

Over het algemeen zijn kabelnetwerken stabieler dan draadloze verbindingen. Wanneer je wilt testen hoe sterk je draadloze verbinding is, kun je de volgende speedtest gebruiken: https://www.speedtest.net/. De snelheid geeft jouw connectie met het internet (je provider) weer. Om een gesprek op gang te krijgen heb je minimaal 2Mbps up- en download nodig. Is de gemeten snelheid veel lager dan je provider belooft? Dan is de verbinding mogelijk instabiel en dat kan zorgen voor een verminderde beeldkwaliteit.

Tips om je internetverbinding te verbeteren zijn: 

• Herstart de wifi-router. Schakel het modem uit en haal de stekker uit het stopcontact. Wacht 10 seconden. Stop de stekker weer in het stopcontact en zet het modem aan. Wacht 5 minuten totdat het modem volledig is opgestart. 
• Herstart het apparaat waarmee je videobelt.
• Neem plaats in de buurt van je wifi-router. 
• Zorg dat de batterij van het apparaat waarmee je belt, voldoende is opgeladen. Of sluit het apparaat, indien mogelijk, aan op netstroom. 
• Sluit het apparaat, indien mogelijk, aan op het modem met een internetkabel. 
• Test de internetverbinding opnieuw via https://www.speedtest.net/
• Blijven de testresultaten tegenvallen? Neem contact op met je internetprovider. 
• Sluit uit dat het aan het apparaat ligt
• Mocht het probleem hiermee niet opgelost zijn, test het videobellen voor de zekerheid eens met een ander apparaat. Het netwerk van een mobiele hotspot is een sterk en stabiel alternatief. 

Belasting in drukke tijden

De videobel-infrastructuur kan een vrijwel onbeperkt aantal gelijktijdige sessies en deelnemers aan. De internetverbinding en het apparaat van de eindgebruiker kunnen mogelijk wel zorgen voor verminderde beeldkwaliteit. 

Het kan voorkomen dat meerdere gezinsleden tegelijk op hetzelfde thuisnetwerk zitten bijvoobeeeld. Dit heeft invloed op de internetkwaliteit.

Toestemming voor microfoon en camera

Om te kunnen videobellen heb je een werkzame camera en microfoon nodig. Videobellen werkt via de browser én de app. Wanneer je een videobelgesprek start of ontvangt, krijg je een melding om toestemming te geven om de camera en microfoon te gebruiken. Wanneer je (per ongeluk) deze melding afwijst of weg klikt, kan er geen videobelgesprek plaatsvinden. Is de toestemming al eerder gegeven? Dan ontvang je geen melding. Je kunt natuurlijk ook nog achteraf alsnog toestemming geven om de camera en microfoon te gebruiken. Dit doe je in de browser of in de instellingen van je device.

In veel gevallen zijn problemen hiermee eenvoudig op te lossen. Het verschilt per browser/device hoe je dit kun doen:

• Chrome, Firefox, Edge: Klik op het slot-icoontje in de adresbalk. Er ontvouwt een menu waarin je de blokkade kunt opgeven of het gebruik van camera of microfoon weer kunt toestaan. 
• Safari tablet of mobiel: Klik op het 'aA' icoontje in de adresbalk. Er ontvouwt zich een menu en klik vervolgens op 'website-instellingen'. Hier kun je het gebruik van camera en microfoon toestaan. 
• Safari MAC OS: Klik linksboven op 'Safari' en vervolgens op 'website-instellingen'. Hier kun je het gebruik van camera en microfoon toestaan.
• Android (ls je gebruik maakt van de app): Ga naar instellingen op je device. Klik op Apps en zoek de Minddistrict App. Hier kun je onder 'Machtigingen'  aangeven of de app je camera en microfoon mag gebruiken
• iOS (bij gebruik van app): Ga naar instellingen van het device. Scroll naar beneden totdat je de Minddistrict App tegenkomt. Tik hierop en je kunt de machtigingen toekennen.

Let op: het is belangrijk om toestemming te geven voor zowel de camera als de microfoon.

Je kunt vaak de camera en microfoon instellingen ook aanpassen via 'Instellingen' van de browser. Ook kun je kijken bij 'Instellingen' van je desktop, laptop, tablet of mobiel. Het verschilt per device hoe je dit kunt doen. Voor tips, zie hierboven

Systeeminstellingen

Ons platform kan gebruikt worden op honderden verschillende apparaten met verschillende software.  Het kan voorkomen dat het gebruik van de camera en microfoon is toegestaan in de browser maar dat de camera en/of microfoon ergens in de instellingen van je apparaat niet goed staat afgesteld. Kijk dus in de systeeminstellingen van je apparaat als je problemen ervaart.

Let op: Op je apparaat kunnen meerdere applicaties openstaan, zoals bijvoorbeeld andere videobel applicaties, die het beeld en/of geluid bezet houden waardoor je geen beeld of geluid hebt in het Minddistrict platform. Zorg ervoor dat je applicaties waar de camera en/of microfoon worden gebruikt correct worden afgesloten. Mocht dit niet het geval zijn? Start je apparaat opnieuw op. Mogelijk lost dit het probleem op.

Geluid

Het kan voorkomen dat de microfoon die wordt gebruikt, het geluid uit de luidsprekers opvangt. Hierdoor kan er een echo ontstaan. Het gebruik van een koptelefoon of oortjes kan dit probleem verhelpen. Bij koptelefoons of oortjes die werken met een bluetooth verbinding, kan er mogelijk een vertraging van het geluid optreden Gebruik in dat geval een koptelefoon of oortjes met een plug-in.

Videobel je als hulpverlener via een browser op een mobiel apparaat en word je tijdens het videobelgesprek mobiel gebeld? De microfoon van het videobelgesprek schakelt dan automatisch uit (ook als je het inkomende mobiele telefoongesprek weigert). Je kunt de microfoon weer inschakelen door binnen het Minddistrict videobelgesprek te klikken op de rode knop met het telefoontje (verlaat gesprek). Hierna kun je direct klikken op de groene knop met het telefoontje (weer deelnemen).

Hardware en software

Dit klinkt als een open deur maar om goed te kunnen videobellen is het nodig dat je device goed werkt. Denk daarbij aan stroomvoorziening, software die up-to-date is en de kwaliteit van eventuele accessoires zoals een externe camera of audioapparatuur. Daarnaast kunnen gedownloade software of apps interfereren met de camera of microfoon. Bijvoorbeeld software die filter opties geeft voor webcams.

Wil je zien welke systeemeisen wij hanteren voor een goed gebruik van het Minddistrict platform? Klik dan hier.

Zorg dat de browser up-to-date is

De browser is medebepalend voor de kwaliteit van het videobellen. Zorg ervoor dat je browser up-to-date is. De meest recente versie zorgt voor de beste videobelkwaliteit. Het videobellen werkt met de Chrome, Firefox, Microsoft Edge en Safari.

Herladen/refreshen van de pagina

Soms kun je niet kunt verklaren waarom een verbinding niet op gang komt. Het herladen/refreshen van de pagina kan soms onverklaarbare problemen oplossen. 

In de adresbalk vind je het herlaad-icoontje. Wanneer je een desktop gebruikt, is F5 de sneltoets voor herladen van de pagina.  

Probeer een andere browser of apparaat

Zoals je merkt zijn er vele factoren die invloed kunnen hebben op jouw videobelgesprek. Het kan even tijd kosten om uit te zoeken waardoor het probleem wordt veroorzaakt. Mocht je tegen een probleem aanlopen maar je wilt snel kunnen starten met een videobelgesprek, probeer eerst Minddistrict te openen in een andere browser. 

Mocht je nog steeds problemen ervaren, start Minddistrict op vanaf een ander apparaat. Als je op een desktop of laptop werkt en je hebt een telefoon bij de hand, open dan Minddistrict vanaf een browser op je mobiele telefoon (of andersom). Op een rustiger moment kun je dan onderzoeken waarom het probleem zich voordoet.